Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Deze privacyverklaring is van toepassing op KicksDesk, een softwareplatform voor schoenreinigings- en sneakercare-bedrijven (“KicksDesk”, “wij”, “ons”). KicksDesk is een handelsnaam van TrompTech, gevestigd in Breda, Nederland. TrompTech is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij verzamelen over onze eigen klanten (de bedrijven die bij ons een account afsluiten). Voor gegevens die wij namens onze klanten verwerken over hún eindklanten treden wij op als verwerker — zie hoofdstuk 2 hieronder.

2. Welke gegevens verzamelen we

We onderscheiden twee soorten gegevens, omdat KicksDesk in twee verschillende rollen optreedt.

Gegevens van onze klanten (de schoenreinigingsbedrijven), als verwerkingsverantwoordelijke: wanneer een bedrijf een KicksDesk-account aanmaakt, verzamelen we accountgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer van de contactpersoon), bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, adres, KvK-gegevens) en betaalgegevens (factuuradres, betaalmethode, transactiegeschiedenis) ten behoeve van de abonnementsovereenkomst.

Gegevens van de eindklanten van onze klanten, als verwerker: onze klanten gebruiken KicksDesk om hún eigen klanten te bedienen (bijvoorbeeld particulieren die hun sneakers laten reinigen). In dat kader worden in het platform gegevens vastgelegd zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, (afhaal- of bezorg)adres, orderdetails en foto's van schoenen (bijvoorbeeld voor- en na-foto's van een reinigingsopdracht). Deze gegevens zijn eigendom van onze klant (het schoenreinigingsbedrijf) en worden door KicksDesk uitsluitend verwerkt namens en in opdracht van die klant. KicksDesk is voor deze gegevens dus geen verwerkingsverantwoordelijke maar verwerker. De afspraken hierover zijn vastgelegd in onze Verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de overeenkomst met elke klant.

3. Waarvoor gebruiken we de gegevens

We gebruiken gegevens voor de volgende doelen:

• Het leveren en beschikbaar stellen van het KicksDesk-platform aan onze klanten;
• Facturatie en administratie van abonnementen;
• Klantenservice en technische ondersteuning;
• Productverbetering, waaronder analyse van gebruik om functionaliteit te verbeteren;
• Marketingcommunicatie, uitsluitend met voorafgaande toestemming (bijvoorbeeld nieuwsbrieven);
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplicht.

4. Rechtsgrondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): (a) de uitvoering van de overeenkomst die wij met onze klant zijn aangegaan (bijvoorbeeld het abonnement op het platform), (b) een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze dienstverlening en het waarborgen van de beveiliging van het platform, (c) het voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen, en (d) toestemming, voor zover het gaat om marketingcommunicatie. Voor de gegevens die wij als verwerker namens onze klanten verwerken, ligt de rechtsgrondslag bij onze klant; wij verwerken die gegevens uitsluitend op basis van diens instructies zoals vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst.

5. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Accountgegevens van klanten bewaren we zolang het abonnement actief is, en daarna nog gedurende een periode die nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (facturen bijvoorbeeld conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). Gegevens die wij als verwerker vastleggen namens onze klanten (zoals order- en klantgegevens van eindklanten) worden bewaard zolang de klant het platform gebruikt en volgens de instructies van die klant; bij beëindiging van de overeenkomst worden deze gegevens verwijderd of geretourneerd conform de afspraken in de Verwerkersovereenkomst.

6. Met wie delen we gegevens

We delen persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. We maken wel gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers om onze dienstverlening mogelijk te maken, bijvoorbeeld hostingdiensten bij Vercel en databasediensten bij Supabase (deze partijen worden hier als voorbeeld genoemd; de actuele, volledige lijst van subverwerkers wordt beheerd en gedeeld via onze Verwerkersovereenkomst). Met elke subverwerker maken we afspraken over de beveiliging en verwerking van gegevens. Daarnaast kunnen we gegevens delen wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, zoals op vordering van een bevoegde autoriteit.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen, toegangsbeperking op basis van functie, en periodieke beoordeling van onze beveiligingsmaatregelen. Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen; mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan handelen we conform de wettelijke meldplicht.

8. Rechten van betrokkenen

Iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, en het recht op dataportabiliteit. Betrokkenen die gegevens hebben achtergelaten bij een schoenreinigingsbedrijf dat KicksDesk gebruikt, kunnen zich hiervoor het beste eerst wenden tot dat bedrijf, aangezien zij de verwerkingsverantwoordelijke zijn voor die gegevens. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Verzoeken met betrekking tot onze eigen klantaccounts kunt u rechtstreeks bij ons indienen via de contactgegevens hieronder.

9. Cookies

Op onze website gebruiken we cookies en vergelijkbare technieken, bijvoorbeeld voor het functioneren van de website en voor analyse van websitegebruik. Meer informatie hierover, inclusief welke cookies we precies gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt aanpassen, vindt u in ons cookiebeleid.

10. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wetgeving. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen zullen we onze klanten hierover actief informeren.

11. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via de gegevens hieronder.